AVALIAÇÃO

– Processo de análise e seleção de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVOS

– Organização de documentos de arquivo ou coleção, de acordo com Plano de Classificação ou Quadro de Arranjo. Análise e identificação do conteúdo de documentos, através da seleção da categoria do assunto sob o qual deve ser arquivado e determinado o código para a sua recuperação. Atribuição de graus de restrição de acesso a documentos e/ou informações.

DIAGNÓSTICO

– Avaliação do estado de conservação, organização e acessibilidade dos arquivos, considerando parâmetros de análise tais como: situação física do acervo, condições ambientais, de arquivamento e análise de fluxo dos documentos e sua destinação final.

HIGIENIZAÇÃO

– Processo de retirada e limpeza de elementos considerados estranhos aos documentos e acervos com o uso de trinchas, aspiradores especiais, soluções bactericidas, etc…

ORDENAÇÃO

– Processo de organização ou reorganização de acervos documentais por classificações de tipos, assuntos, títulos, entre outros, colocando os documentos em ordem alfabética, alfa-numérica, numérica crescente ou decrescente, por definições de cores, tamanhos, etc… Podemos incluir a mudança dos suportes de arquivamento como item importante da ordenação.

PREPARAÇÃO

– Processo de tratamento prévio dos documentos que antecede os serviços de microfilmagem, digitalização, terceirização de arquivos e custódia, contemplando o desamassamento, planificação, desmetalização, higienização e agrupamento em lotes de documentos.

TRANSFERÊNCIA ORDENADA DE DOCUMENTOS

Transferência Ordenada de Documentos – Serviços realizados em etapas, consistindo na retirada da documentação de um arquivo (mobiliário) de origem, acondicionamento em caixas apropriadas, identificação, planilhamento e colocação de lacres de segurança nas caixas, transporte do acervo e recolocação nos arquivos, tendo como resultado a preservação dos critérios de ordenação atuais.

RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS

– Toda restauração, é feita após um diagnóstico técnico. A LinkFile conta com profissionais capacitados em diagnosticar e oferecer uma solução técnica adequada à necessidade do seu acervo (Recomposição do aspecto e forma originais de documentos, periódicos, livros, etc).

ENCADERNAÇÃO

– Normalmente usa-se o método para garantir que páginas avulsas com algum conteúdo em comum não se percam ou estejam juntas para uma consulta. O uso mais conhecido é confecção de livros, apostilas e afins, mas também é comum a encadernação de folhas avulsas de notas fiscais e outros documentos, a fim de preservá-los por um longo tempo.

TRIAGEM

– Avaliação e pesquisa de erros de arquivamento como duplicidades, triplicidades, múltiplas cópias, endereços incorretos de documentos e apontamento desses erros através de relatórios para tomada de decisões.

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

– Elaboração e aplicação de instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente (CONARQ), que determina prazos de transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.

FRAGMENTAÇÃO OU INCINERAÇÃO DE DOCUMENTOS

– Elaboração de políticas de descarte de documentos, através da formação de uma “Comissão de Avaliação de Documentos”, formada pelos gestores dos departamentos de nossos clientes, para prévia autorização de expurgo dos documentos.

“RFID” – SIATEMA DE BUSCA E RASTREAMENTO DE DOCUMENTOS

– RFID é a sigla para Radio Frequency Identification (Identificação por Radiofreqüência).

É uma tecnologia que pode ser usada para identificar praticamente qualquer coisa, através da colocação de TAGs (microchips) no objeto que se deseja identificar.

Cada chip pode ser consultado por meio de antenas de radiofreqüência, onde ondas eletromagnéticas são enviadas para acessar dados armazenados na TAG.

Como funciona?

Principais Características:

– Rápida identificação do documento
– Informações podem ser lidas à grande distância
– O objeto não precisa ser visto para ser identificado
– Não precisa de intervenção manual (ex. portais)
– Capacidade de armazenamento de dados
– Capacidade de leituras simultâneas
– Pode ser aplicada em ambientes hostis (muito quente, muito frio, com líquidos)
– Etiqueta Inteligente com ID único (tabela de temporalidade, nível de segurança, tramitação autorizada, pessoas autorizadas)
– Integração com sistemas de segurança e controle de acesso
– Empréstimo Automatizado
– Inventário Automatizado
– Tramitação Automatizada

Tramitação de Documentos:

– Acompanhamento em tempo real
– Independe da intervenção humana
– Localização de documentos extraviados
– Acompanhamento do fluxo processual
– Integração com os Sistemas existentes
– Não é necessário interferir no Sistema de Gestão Documental existente

TERCEIRIZAÇÃO DE ARQUIVOS

– A LinkFile oferece mão de obra especializada, realizada por profissionais que estão habituados a lidar com qualquer tipo de documento. O CeDoc (Centro de Documentação) de sua empresa nunca mais serão mesmo, pois você só terá a preocupação de enviar o seu documento para o nosso profissional que estará diariamente cuidando de seus documentos. O controle da entrada e saída, inclusão, cadastramento, geração de pastas, impressão, digitalização, organização, gerenciamento e demais serviços, poderão fazer parte do escopo de atividades específicas para atender as necessidades do seu acervo documental.

O CONHECIMENTO

A LinkFile irá ajudar a sua empresa na Gestão dos seus documentos, informações e do conhecimento adquirido como diferenciação competitiva.

Exemplo Prático:

Documento/Registro – Trata-se de qualquer informação inserida em qualquer tipo de mídia, original ou cópia, com utilidade (papel, fotograma, arquivo eletrônico .doc, email, MP3, raioX, tudo).

Informação – É o que interessa no conteúdo de um documento, podendo constar de duas formas distintas:

Estruturada – Trata-se do que a sociedade entende como indexação de documentação. (Ex.: no RG)

Não Estruturada – Depende da finalidade, muitas informações no documento. (Ex.: Foto, Data, Local, Máquina, Olhos azuis, etc – Como indexar?)

Conhecimento – É o resultado de um conjunto de informações – “Legado”. (Ex.: 1.000.000 de RG’s emitidos, 15% população possui olhos azuis, sendo 9% do sexo masculino e 6% do sexo feminino).