“A arma da informação”
Num mundo em que a quantidade de conhecimentos duplica a cada 5 anos, o eficaz gerenciamento da informação pode fazer a diferença. Isso vale para pessoas, empresas e países. Aí está a globalização financeira evidenciando a cada dia, por vezes de maneira dramática, que a principal matéria-prima atual é a informação.
Um dos maiores problemas da gestão empresarial da atualidade consiste, paradoxalmente, na informação. Seu excesso, escassez ou a imperícia em sua manipulação subtraem seu poder de agregar qualidade e produtividade à organização. De outro lado, quando mapeada, apreendida, transformada, aplicada e preservada, a informação se transforma em efetiva vantagem competitiva de uma empresa. Afinal, ela se constitui também no principal insumo para a tomada de decisões, na grande arma para se prevenir ameaças ou se detectar oportunidades.
Na guerra da competitividade, verifica-se que nunca as empresas investiram tanto na obtenção ou no processamento de informações. Poucas, contudo, mesmo dispondo de banco de dados presumivelmente eficazes, lograram computar o custo diário, mensal e anual do tempo perdido em seu rastreamento. E, muito menos, o montante dos negócios não realizados pela dificuldade de acesso a informações específicas em tempo hábil. Em síntese, nesta era de explosão documental, movida pela “ansiedade de informação”, muito dinheiro se perde, seja pela ausência de uma estratégia no armazenamento de dados e documentos, seja pela falta de capitalização de seu conteúdo entre clientes internos e externos a quem deveriam servir.
Em muitas empresas, daqui e principalmente de fora, já soou o sinal de alarme: é hora de repensar o modelo de gerenciamento da documentação e da informação. Metamorfoseá-las em capital é uma nova palavra de ordem.
Ferramentas inovadoras estão hoje disponíveis para a montagem do que se vem chamando de sistemas de gerenciamento da informação empresarial. Sempre implementado de modo a resguardar rigorosamente o sigilo da organização, um tal sistema nasce do diagnóstico realizado por especialistas, assumindo formatos variados, em conformidade com o segmento em que atua a empresa. Pode tornar a forma, por exemplo, de um centro de informação e documentação, de um núcleo de documentação empresarial ou de um acervo da memória institucional da empresa. Um número significativo dentre as empresas listadas no ranking “Maiores e Melhores” da revista Exame já pôde auferir as melhorias agregadas pela instalação de um sistema do gênero.
Uma das condições de sua eficácia está em que o sistema seja focado no negócio da empresa, atuando como suporte efetivo tanto no processo decisório quanto na aquisição de conhecimento estratégico, seja relacionado ao mercado, à tecnologia ou à administração. É conveniente esclarecer que sua implementação quase sempre resulta de um trabalho de parceria entre profissionais especializados e a empresa como um todo. Juntos, definem critérios de sigilosidade, bem como um modelo de padronização da documentação e as pontes de acesso a dados e a informações.
Tem razão o norte-americano Richard Wurman quando detectou a necessidade de as empresas se empenharem em tornar a informação acessível e compreensível, dentro de seu próprio universo e no mercado em que atuam. Também a explosão de comunicações impõe o desafio de se criar novas formas de interpretação dos dados, de modo a fazê-los utilizáveis e compreensíveis e a transformá-los efetivamente em informação.
As novas metodologias de tratamento eficiente da informação, aptas a potencializar todo o seu valor, representam um considerável avanço em relação às técnicas tradicionais de processamento de dados e documentos. Sua aplicação por consultorias técnicas de comprovada eficácia (ainda são poucas as que atuam no mercado brasileiro) vem representando, a um número razoável de empresas empenhadas no desenvolvimento da qualidade e da produtividade, um instrumento valioso, econômico e seguro de aumento da competitividade.
Irene Maria Escobar Butti