DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

– Conversão de arquivos em papel ou microfilmes para o meio digital. Atividades realizadas através da implantação de mobiliários e equipamentos de alta tecnologia, executados por profissionais treinados em espaços cedidos por nossos clientes.

O processo de digitalização engloba a conversão de documentos em papel físico, foto, microfilme, microficha, jaqueta ou cartão janela para uma imagem digital através de um scanner. Esta tecnologia possibilita o armazenamento de grandes volumes de documentos em algum meio magnético, digital, óptico, etc., usualmente CD-R ou DVD-R.

Os serviços de digitalização podem ser executados nas dependências da LINKFILE para onde o cliente envia seus documentos ou “in house”, isto é, nas instalações do próprio cliente, onde montamos um birô, fornecendo equipamentos e mão-de-obra especializada para a realização dos serviços.

No processo de digitalização são desenvolvidas as seguintes atividades/etapas:

Preparação: os documentos passam por um processo para os tornarem aptos a digitalização. Esta tarefa engloba atividades como retirada de todos os clipes, grampos, ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao scanner.

Digitalização: esta é a etapa de colocar o documento no scanner e a partir daí gerar a imagem digital, disponibilizando-a para uma posterior pesquisa, de forma rápida e objetiva.

Indexação: o documento que foi digitalizado ganha uma identidade, para possibilitar que o acesso a este documento seja rápido e preciso.

Controle de Qualidade: todas as imagens geradas a partir do processo de digitalização são revisadas, a fim de se verificar se as mesmas estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto.

Todo o trabalho realizado é gravado em algum meio magnético ou óptico, ficando disponível para consulta e impressão. Hoje o meio de armazenamento mais utilizado é o CD-R ou DVD-R, pelo seu baixo custo, por sua rapidez de acesso à informação, pela sua capacidade de armazenamento e por manter a integridade dos dados por um tempo incomparável a qualquer outro meio magnético.

Ainda no processo de digitalização, podemos utilizar várias tecnologias de indexação de documentos, tecnologias estas como:

• OCR (Optical Character Recognition) – reconhecimento de caracteres impressos;

• ICR (Intelligent Character Recognition) – reconhecimento de caracteres manuscritos, muito utilizado para formulários pré-impressos;
• OMR (Optical Mark Recognition) – reconhecimento de marcas (por exemplo: uma prova de vestibular com alternativas);
• Barcode (Código de Barras) – permite converter informações contidas em um código de barras. Com isso a leitura se torna muito mais precisa;
• Digitação – entrada manual de dados.

O que digitalizar?

Hoje em dia, praticamente todo documento em papel de sua empresa pode ser digitalizado, indo desde aquele pequeno Cupom Fiscal emitido por um comércio até uma planta em tamanho A0. Ex.: Vamos supor que você possua um arquivo de metal em sua empresa no qual conste todos os seus documentos importantes, recibos, contas, comprovantes, etc. Tudo isso pode ser digitalizado e acessado por meio de um clique do mouse!

Como recuperar?

Seus documentos digitalizados ficam disponíveis em um sistema inteligente que permite a procura dos mesmos por palavras-chave, nome do arquivo, tipo de documento ou até mesmo pelo seu conteúdo! Além do mais, existe a possibilidade de você disponibilizá-los na Internet, podendo acessá-los de qualquer lugar e a qualquer hora, sempre com alto nível de segurança. Ex.: Quantas vezes você não precisou de um determinado documento que estava em seu arquivo e demorou muito mais tempo para encontrá-lo do que você dispunha, sem contar nos casos em que o documento simplesmente não foi encontrado? Utilizando um sistema gestor de documentos, esse documento nunca mais deixará de ser encontrado e o tempo gasto para a procura do mesmo se resumirá a segundos!

Vantagens
• Redução de tempo na procura por documentos;
• Redução de custo com espaço físico para armazenamento dos documentos;
• Consulta no próprio computador, em mídias removíveis, via intranet e/ou internet;
• Facilidade de utilização;
• Possibilidade de manter os documentos originais guardados e intactos, garantindo a sua segurança e conservação;
• Sistema com baixo custo de manutenção;
• Alta segurança, permitindo que apenas pessoas autorizadas acessem os documentos necessários.