Escritório sem papel?
Esqueça (ao menos por enquanto…)
Na década de 80 popularizou-se a idéia de que microcomputadores ligados em rede, correio eletrônico, datawarehouses, software para workflow e um sem número de outros recursos em breve baniriam o papel dos escritórios.
Toda essa tecnologia está disponível, porém o que se observa é exatamente o oposto: o consumo de papel vem aumentando constantemente, a ponto de a Forest Products Association, entidade que congrega os fabricantes do produto no Canadá (país que é o maior exportador de papel para escritório), estimar que o mesmo deverá subir cerca de 50% nos próximos 10 ou 15 anos.
E por que isso está acontecendo? Porque o desenvolvimento da tecnologia não foi acompanhado pela mudança de nossos hábitos: documentos em mídia digital são criados mais facilmente e em maior número e constantemente “baixados” para o papel.
A popularização da tecnologia permitiu que desde 1998 mais de 200 milhões de impressoras pessoais fossem vendidas; o número de máquinas de fax cresceu 22 vezes nos anos 90 e as copiadoras estão instaladas em toda parte.
A Hewlett-Packard estima que apenas nos Estados Unidos suas impressoras laser imprimirão 1,2 trilhão de folhas neste ano – um aumento de mais de 50% por cento nos últimos cinco anos, permitindo admitir como corretas as estimativas de que cada funcionário de escritório gera 125 quilos de papel impresso a cada ano.
Segundo a empresa de consultoria PricewaterhouseCoopers, as empresas que fornecem endereços eletrônicos aos seus funcionários de escritório, acabam tendo um aumento de 40% em seu consumo de papel. E isso deve ser verdade: conhecemos executivos que determinam às suas secretárias que imprimam todos as mensagens eletrônicas recebidas; a seguir, ditam ou esboçam uma resposta e determinam às mesmas que as respondam via e-mail. Conhecemos inclusive um destes que determinava à secretária que pedisse ao remetente que assinasse a cópia impressa do e-mail (não acreditava na segurança de senhas). Num segundo momento, quando passou a responder às mensagens via e-mail (enviados pela secretária), determinava que a resposta fosse impressa e que a secretária coletasse uma assinatura do destinatário na cópia, à guia de protocolo… e todas essas cópias eram (ou são) arquivadas, evidentemente.
Além desses casos extremos, há algumas boas razões para que cópias em papel sejam geradas: pesquisas indicam que as pessoas retêm 30% a mais do que lêem em papel do que lendo telas de computador; é mais fácil fazer anotações e comparar textos impressos; a resolução dos textos impressos é muito melhor que daqueles em tela; há o temor que arquivos magnéticos se deteriorem, fazendo com que seu conteúdo seja perdido, etc.
Mas no longo prazo esse cenário tende a mudar: jovens chegando aos escritórios tendem a abandonar comportamentos como os que mencionamos acima, e deverão “confiar” mais na mídia digital, e conseqüentemente, gerarão menos documentos em papel.
Porém, assim como o cinema não matou o teatro, a TV abalou, mas não destruiu o cinema e o rádio não foi substituído pela TV, pode-se acreditar que por muitos e muitos anos a mídia impressa continuará sendo importante.
Vivaldo J. Breternitz