Nos Estados Unidos a gestão de documentos estabeleceu-se através da lei Federal de Arquivos de 1950 e incorporou-se na terminologia arquivística após sua inclusão no Dicionário do Conselho Internacional de Arquivos, em 1984.
No Brasil o termo consagrou-se com a lei número 8159 de 8 de janeiro de 1991, que preceitua sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
No art. 3 desta lei, gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Assim, podemos destacar as três fases básicas da gestão de documentos: a produção documental, a utilização dos documentos e o atendimento aos usuários.
Produção Documental
Refere-se à elaboração dos documentos, produzidos em decorrência das atividades e finalística de uma unidade orgânica.
O responsável pela gestão dos documentos deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição.
Em síntese, o atual trabalho arquivístico inicia no momento em que a concepção de uma informação se materializa sob a forma de um documento.
Utilização dos documentos
Esta fase é referente ao caminho percorrido pelos documentos. Indispensáveis para efetuar as funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições, assim como seu controle e guarda uma vez que encerada sua tramitação.
É quando começa o trabalho dos arquivistas nos nossos tempos.
Inclui-se nesta fase as atividades de protocolo, empréstimo e consulta, expedição de documentos e a classificação que cumprindo o ciclo de vida útil dos documentos, possibilita a avaliação racional e a destinação de documentos.
Protocolo
Protocolo é o controle de qualquer documento.
É visto como uma burocracia, mas é o espaço de realizar um controle, registro da tramitação de documentos, para se ter a informação atualizada.
O protocolo pode ocorrer através de planilhas, livro, banco de dados, sistema informatizado…
O objetivo do protocolo nos programas de gestão de documentos é o de localizar qualquer documento avulso ou processo que tenha entrado num órgão governamental ou empresa privada. Mas, para obter e proporcionar aos usuários serviços de qualidade, o programa de gestão vai mais além.
Classificação e arquivamento
O processo de gestão engloba a classificação e a ordenação aliadas a uma avaliação, constituindo um processo muito importante.
A classificação separa os documentos, antecedendo a ordenação.E a ordenação usa um método de arquivamento, um plano ou esquema, para unir os documentos.
O objetivo da classificação é que todos os documentos de, para ou sobre uma pessoa, assunto, local, objeto, fenômeno ou acontecimento, sejam arquivados juntos, constituindo uma unidade de arquivamento.
Empréstimo e consulta
É uma atividade nobre da gestão de documentos. Serve tanto a administração como a pesquisa.
O trabalho de gestão de documentos, da produção documental à destinação final é desenvolvida visando à recuperação rápida e completa da informação.
Diante das implicações éticas e os riscos que tem o empréstimo dos documentos, é necessário o seu controle para garantir a integridade do acervo e também informar com segurança onde está o documento, evitando, assim, a criação de lacunas nos arquivos.
Deve-se utilizar um guia-fora que ficará no lugar da pasta/processo junto com o recibo do dossiê/processo. Este deve conter data de retirada, nome de quem retirou, sua assinatura, unidade administrativa, índice da pasta e assinatura do arquivista responsável pelo empréstimo.
Quanto aos prazos para empréstimo devem ser claramente definidos e afixados, podendo ser renovado mediante sua apresentação no arquivo.
Expedição de documentos
Os arquivos são formados de documentos recebidos, produzidos e expedidos por uma instituição. Portanto, cabe aos arquivistas acompanhar e exercer também controle sobre as cópias de todos os documentos que saem da instituição.
Destinação de documentos
Existem documentos de valor temporário valor permanente e não deverão ser eliminados.
Documentos que freqüentemente são utilizados, outros usados com menos freqüência e os que não são usados, e também aqueles que após a conclusão, não sofrem uso.
Diante dessas diferenças referentes ao valor, freqüência de uso , avaliação, seleção ,eliminação de documentos devem ser cuidadosamente estudadas , planejadas e implantadas.
Analise, avaliação, seleção e eliminação
Essas operações estabelecem o prazo de vida dos documentos, de acordo com seus valores probatórios e informativos.
As instituições devem verificar o valor de cada documento e determinar os que serão conservados ou eliminados.
Os estudos para determinar a caducidade dos documentos devem ser feitos pela comissão permanente de avaliação de documentos. Essa comissão elabora instrumentos de investigação como: tabela de temporalidade e lista de eliminação.
A tabela de temporalidade determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediário ou ir para o arquivo permanente, estabelecendo critérios para a microfilmagem e eliminação. E a lista de eliminação é uma relação específica de documentos a serem eliminados numa única operação que necessita ser aprovada pela autoridade competente.
A primeira seleção de papéis deve ser feita no arquivo corrente, quando da sua transferência para o arquivo intermediário ou recolhimento para o arquivo permanente.
Transferência e recolhimento
Transferência é a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários.
Recolhimento é quando a transferência é feita para os arquivos permanentes.
A transferência e o recolhimento requerem planejamento, com uso de um método econômico e eficiente.
Transferir não altera o método de arquivamento que deve ser o mesmo no arquivo corrente, intermediário e permanente.
Classificação dos arquivos
Arquivos correntes:
Onde são guardados os documentos de uso freqüente, são aqueles em que o ato administrativo não terminou.
Arquivos intermediários
Sua principal função é assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, e que devem ser guardados, temporariamente para serem eliminados ou arquivados definitivamente, para fins de prova ou pesquisa.
Este arquivo tem duas vantagens: de centralizar e de administrar os documentos, que perderam sua utilidade corrente para as administrações.
Evitando sua eliminação descontrolada e permitindo uma verdadeira política de conservação dos arquivos.
Arquivo permanente
Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos ou recebidos por um governo ou firma, no decorrer de suas atividades e arquivados ou conservados para efeitos futuros.
Com o passar do tempo, diminui o seu valor administrativo e aumenta sua importância como documento histórico.
A função deste arquivo é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não-corrente.
O principal objetivo da reunião dos arquivos em órgãos central é torná-los acessíveis e colocar à disposição dos usuários a experiência do passado, refletida em um documento.
Um programa de gestão de documentos deve completar a seleção e capacitação de recursos humanos: a definição das instituições físicas e dos equipamentos: a elaboração de manuais com normas e procedimentos e assegurar o uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão de informação.
Conclusão
Os arquivos ainda não são reconhecidos, mesmo recebendo recursos, que são insuficientes. Outro problema é a carência de pessoas capacitadas para trabalhar nos arquivos.
É preciso mudar a consciência social, de que os arquivos são depósitos, e investir em recursos para os arquivos, como também contratar pessoas capacitadas para trabalhar em arquivos . Pois é dessa forma que os arquivos serão reconhecidos e os objetivos serão alcançados com um eficaz Programa de Gestão de Documentos.
Bibliografia
ARQUIVO E ADMINISTRAÇÃO –
Publicação oficial da Associação dos Arquivistas Brasileiros.
