Gestão Documental:
O segredo antes de se implantar o GED
Antes de tomar a decisão de implantar qualquer uma das tecnologias do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), é preciso considerar o gerenciamento de arquivos. É sobre isso que trata a metodologia do RIM – Records and Information Management (Gerenciamento de Informação e Registros)
Segundo William Benedon, um dos maiores especialistas do mundo sobre RIM, essa metodologia é uma abordagem interdisciplinar para o gerenciamento de documentos, independentemente da mídia, usada no processamento da informação e no gerenciamento de conteúdos desses documentos durante seus ciclos de vida: criação, processamento, manutenção e disponibilidade.
“Saber gerenciar registros é o primeiro passo para a implantação de qualquer tecnologia do GED”, assegura Maurício Antônio Ferreira, diretor de tecnologia do CENADEM.
Antonio Paulo de Andrade e Silva, diretor do CENADEM já discursou em aberturas de eventos sobre a importância da organização dos documentos. “É fundamental, para se ter bons sistemas de GED, Workflow e COLD etc, que os documentos, que são o coração dos negócios de hoje, estejam bem organizados e seguindo uma TTD – Tabela de Temporalidade Documental”.
Para ele, os documentos são o DNA da empresa. “Mais do que isso. Seja um documento originado eletronicamente, uma conta, uma fatura, ou um recibo, ou em papel ou microfilme, de nada adianta inseri-los em sistemas de busca de informação se eles não forem previamente tratados”.
RIM
(em português: Gerenciamento de Informação e Registros)
De um modo bem simples de se falar, o RIM é o “arrumar a casa”. William explica sobre esse tema: “as empresas, o governo e a indústria sempre dependeram da informação para o gerenciamento efetivo de suas operações. A informação precisa estar prontamente acessível, ser precisa e oferecida de forma econômica para se manter uma posição competitiva em uma economia mundial, que exige produtos e serviços de qualidade”.
Segundo o especialista, as operações internas de uma organização devem estar livres de procedimentos complicados e demorados e, por outro lado, não devem ser sobrecarregadas por um número excessivo de registros desnecessários, independentemente do meio de divulgação utilizado. Essas operações devem utilizar tecnologias voltadas para a informação que aperfeiçoem o processamento e o encaminhamento de transações comerciais de forma mais eficiente e econômica.
Nota-se aí o grau de importância das informações: elas estão diretamente relacionadas ao processo de negócio da empresa.