TERMOS TÉCNICOS EM ARQUIVÍSTICA
Os termos apresentados foram extraídos do:
(Dicionário de termos arquivísticos do Arquivo Nacional)
Acervo documental: Totalidade de documentos sob a guarda de um arquivo.
Arquivo de primeira idade ou corrente: 1. Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente.
Arquivo de segunda idade ou intermediário: 1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo intermediário. 3. Depósito especialmente construído para armazenamento de arquivos intermediários.
Arquivo de terceira idade ou permanente: 1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo permanente. Também chamado arquivo histórico.
Arquivo setorial: 1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou serviço de uma administração. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo setorial; existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente subordinado.
Arranjo: Sequência de operações que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos.
Atividades: Conjunto de ações ou encargos desenvolvidos de modo contínuo e permanente, para o cumprimento das competências de determinado órgão, tendo sempre a característica de rotina (ex: classificação, avaliação etc.).
Atividades-fim: Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para o desempenho de suas competências específicas.
Atividades-meio: Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas competências específicas.
Ciclo vital de documentos: Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção até sua eliminação ou guarda permanente.
Classificação: 1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação ou quadro de arranjo. 2. Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e discriminar o código para a sua recuperação. 3. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou às informações neles contidas, graus de restrição de acesso. Também chamada classificação de segurança.
Conservação de documentos: Ato ou efeito de promover a preservação e a restauração dos documentos.
Descrição: Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa.
Documentação especial: Conjunto de documentos em linguagem não textual, ou suportes não convencionais, que exigem procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e conservação, e cujo acesso depende de intermediação tecnológica.
Documentação textual: Conjunto de documentos manuscritos, datilografados ou impressos.
Documento: Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte utilizado.
Documento de arquivo: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação.
Documento sigiloso: Documento que contém assunto classificado como sigiloso, sujeito a restrições de acesso.
Dossiê: Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto.
Espécie documental: Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.
Gênero documental: Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informação, como documentação audiovisual, documentação cartográfica, documentação iconográfica, documentação informática, documentação textual.
Instrumento de pesquisa: Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes.
Protocolo: Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, tramitação e expedição de documentos.
Recolhimento: 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdição arquivística. 2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
Sistema de arquivos: Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.
Suporte: Material sobre o qual as informações são registradas (papel, mídia eletrônica, pergaminho, etc).
Teoria das três idades: Teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a freqüência de uso por seus geradores e a identificação de seus valores primário e secundário.
Transferência: Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.